Rafræn samskipti eru að verða vinsælli þessa dagana en símtöl, "snigill" póstur og jafnvel í sumum tilvikum augliti til auglitis funda. Í hvaða faglegu umhverfi sem er, þar á meðal læknisskrifstofan, er mikilvægt að íhuga nokkra hluti þegar tölvupóstur er sendur til starfsfólks, sjúklinga, lækna, sjúkrahúsa, söluaðila eða annarra sérfræðinga.
Fólk eyðir stórum hluta dagsins opnun og lestur tölvupósts.
Verðmætan tíma ætti ekki að vera sóun á árangurslausum og óverulegum tölvupósti. Sama fagmennsku sem þú vilt nota í símanum, póstbréfi eða augliti til auglitis ætti einnig að koma fram í tölvupósti. Muna alltaf að tölvupóstur sé form samskipta og hvernig móttakandi skilur skilaboðin er það eina sem skiptir máli.
Áður en þú býrð til og sendir tölvupóst skaltu spyrja sjálfan þig nokkrar spurningar.
- Er email besta formi samskipta fyrir þær upplýsingar sem ég sendi?
- Er það faglegt?
- Er það HIPAA samhæft?
- Þýðir það nákvæmlega mig og læknastofuna?
Email Etiquette Rule # 1
Hugsaðu um innihald skilaboðanna áður en þú ýtir á SEND . Gakktu úr skugga um að tölvupóstur sé viðeigandi form samskipta fyrir skilaboðin í stað símtals eða fundar. Hafðu í huga að efnið ætti að endurspegla myndina og það fagmennsku sem búist er við hjá læknastofunni.
Ekki senda, framsenda eða svara neinum tölvupósti sem inniheldur ruddalegt, móðgandi, róandi, ærumeiðandi, kynþáttahatari eða kynferðislegt eðli. Viðurlögin geta verið alvarleg fyrir þig og læknastofuna.
Email Etiquette Rule # 2
Notaðu rétta málfræði, greinarmerki og stafsetningu. Aftur, skilaboðin þín eru spegilmynd læknisskrifstofunnar.
Vertu viss um að halda skilaboðin nákvæm og notaðu rétta skipulag fyrir skilaboðin sem auðveldar þér að lesa. Sannprófaðu tölvupóstinn þinn áður en þú smellir á SEND .
Ekki nota ALL CAPS þar sem þetta er talið að skella eða öskra í netheiminum. Notaðu feitletrað eða skáletrað til að leggja áherslu á orð eða setningu. Einnig forðast að nota mjög ímyndaða eða undarlega leturgerðir þar sem þetta gerir tölvupóstinn þinn erfiðara að lesa.
Email Etiquette Rule # 3
Gakktu úr skugga um að tölvupósturinn sé sendur til viðeigandi viðtakanda (s). Upplýsingar á læknastofu, einkum í tengslum við upplýsingar sjúklinga, eiga að vera hluti af því að þurfa aðeins að vita um grundvöll. Einnig telja að fólk kann að íhuga upplýsingar sem ekki eiga við um þau sem "ruslpóst".
Ekki ræða persónulegar og trúnaðarupplýsingar eða hengdu sjúklingaskrár í tölvupósti. Notaðu sjúklinga reikningsnúmer eða sjúkraskrárnúmer til að ráðleggja einhverjum að endurskoða reikninginn. Upplýsingarnar þínar ættu að vera skráðar þar.
Email Etiquette Rule # 4
Svaraðu faglegum tölvupósti innan 24 klukkustunda þegar mögulegt er. Ef það gefur þér ekki nægan tíma, svaraðu að minnsta kosti að segja að þú hafir fengið tölvupóstinn og þú munt komast aftur til þeirra eins fljótt og auðið er.
Ekki svara ruslpósti eða óskum til að gerast áskrifandi / afskrá.
Þetta mun aðeins mynda meira ruslpóst sem mun flæða viðskipti tölvupóstinn þinn.
Email Etiquette Rule # 5
Haltu ekki tilfinningum úr tölvupósti. Vertu kurteis og faglegur. Vita hverjir þú getur verið óformleg með eftir að nægjanlegur tími hefur liðið til að byggja upp þessa tegund af sambandi.
Ekki segja neitt í tölvupósti sem þú gætir eftirsjá síðar. Verið varkár þegar þú sendir eða svarar tölvupósti í reiði. Aldrei gera persónulegar athugasemdir um aðra manneskju, gerðu athugasemdir sem myndu brjóta einhvern eða segja eitthvað sem þú myndir ekki segja persónulega.
Email Etiquette Rule # 6
Haltu húmor, brandara og kaldhæðni í lágmarki. Tilætlanir eru oft "týndar í þýðingu" í tölvupósti og fólk getur ekki alltaf fengið brandara.
Hugsaðu um það frá sjónarhóli viðtakanda.
Ekki senda, framsenda eða svara keðjubréfum. Það er unprofessional hegðun og sumir sjá þetta sem ruslpóstur. Mundu að efnið sem þú sendir ætti að endurspegla myndina og fagmennsku sem búist er við hjá læknastofunni.